Weltkongress der Union Internationale des Architectes (UIA) in Barcelona. Auf dem Programm stehen Parallelauftritte von drei Starreferenten in drei verschiedenen Theatern mit einer Kapazität von je 600 Plätzen. Stellen Sie sich den Schock der Veranstalter vor, als schließlich insgesamt 12.000 Fans für die Vorlesungen der prominenten Architekten angemeldet sind! So begehren am Veranstaltungstag bereits um 6 Uhr früh Hunderte von Teilnehmern Einlass in die Säle im Zentrum von Barcelona. Den Kongressverantwortlichen bleibt nichts anderes übrig, als zu improvisieren. Kurzentschlossen verlegen sie die Veranstaltungen in das 14.000 Zuschauer fassende Stadion Sant Jordi, das an diesem Tag zufälligerweise gerade frei ist.
Wer derart Ungemach vermeiden will, ist gut beraten, den Raumbedarf seiner Veranstaltung so früh wie möglich abzuklären. Wie viele Delegierte sind zu erwarten? Wie viele Säle müssen verfügbar sein, und wie vielen Teilnehmern sollen sie Platz bieten?
Normkabinen für Konferenzdolmetscher
Wenn Sie die notwendige Größe Ihrer Tagungsstätte ermittelt haben, gilt es festzustellen, ob diese mit Normdolmetschkabinen ausgerüstet ist. In letzter Zeit werden zwar die von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) festgelegten Richtlinien immer häufiger umgesetzt, aber dennoch sind die meisten eingebauten oder mobilen Dolmetschkabinen auch heute noch nicht normgerecht.
Sind die Dolmetschkabinen schalldicht? Werden sie ausreichend belüftet oder klimatisiert? Bieten sie ungehinderte Sicht auf Referenten und Projektionen? Dolmetscher müssen bei ihrer Arbeit die Referenten sehen können, um Körpersprache und subtile nonverbale Nuancen wahrzunehmen. Wenn die Sicht der Dolmetscher auf das Geschehen eingeschränkt ist, wird ihre Arbeit zusätzlich erschwert. In diesem Fall ist der Sichtkontakt über Kameras und Monitore sicherzustellen.
Als Nächstes müssen Sie festlegen, in welchen Sprachen und Sprachkombinationen Sie eine Verdolmetschung anbieten wollen. Damit wissen Sie auch, wie viele Dolmetschkabinen und Sprachkanäle Sie benötigen. Es ist auch schon vorgekommen, dass ein für vier Zielsprachen gebuchtes Team vor Ort nur zwei verfügbare Sprachkanäle vorgefunden hat. Wenn ein Veranstalter kurzfristig mit einer solchen Situation konfrontiert ist, hat er oft keine Wahl mehr, als einige der ursprünglich angebotenen Sprachen zu streichen.
Konferenztechnik – auch hier zählt Qualität
Empfangsgeräte, Kopfhörer und weiteres technisches Zubehör? Genau wie beim Dolmetschen sollten Sie auch hier auf zuverlässige Anbieter setzen, wenn Ihnen eine reibungslose mehrsprachige Kommunikation wichtig ist. Sind nämlich die konferenztechnischen Anlagen und Dolmetschkabinen ungenügend, können Konferenzdolmetscher keine optimale Leistung erbringen. Wir von Calliope pflegen auf der ganzen Welt Kontakte zu zuverlässigen Konferenztechnikanbietern und helfen Ihnen gerne dabei, eine für Sie maßgeschneiderte Lösung zu finden.
Falls Sie zur Wahl Ihres Konferenzorts Fragen haben oder auf der Suche nach einem lokalen Konferenztechnikanbieter sind, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir können Ihnen bestimmt weiterhelfen. Sie erreichen uns über E-Mail, aber wir sind auch bei Twitter und Facebook.
Dieser Artikel ist Schritt 2 unseres Blogs Sieben Schritte zum Erfolg – so gelingt die Kommunikation auf internationaler Ebene!
