Para Calliope, que había organizado la interpretación de las 3 ediciones anteriores, y especialmente el congreso verde de Hawái en 2016, pasar al formato híbrido supuso un reto suplementario. Fue necesario recurrir a un equipo de 50 intérpretes para poder ofrecer el servicio de interpretación tanto en las Cumbres organizadas el 3 de setiembre como en las múltiples sesiones del Foro (del 4 al 7 de setiembre) y la Asamblea General (del 8 al 10 de setiembre), sin olvidar las decenas de conferencias de prensa que se celebraban en paralelo.
Sesión híbrida de la Asamblea de la UICN
A raíz de las restricciones sanitarias, la jefe-intérprete, Danielle Grée, se aseguró de que todos los intérpretes dispusieran del preceptivo pasaporte sanitario y que cada uno trabajara en una cabina individual en todas las reuniones. Además, se instaló un hub impresionante de 24 cabinas equipadas con consolas tradicionales para cubrir las reuniones híbridas o plenamente virtuales. En total el congreso movilizó más de 60 cabinas dobles para uso individual.
Esta proeza colectiva ha contribuido a aumentar nuestra experiencia y refuerza lo que ya avanzábamos en un blog anterior sobre las conferencias con interpretación que pasan del formato presencial al virtual, o al híbrido.
Hub de interpretación para sesiones híbridas o virtuales
Precise con antelación los idiomas de su evento
- Indique desde el principio a todos los oradores y participantes, incluyendo a los pre-inscritos o a los conectados a distancia, que pueden expresarse en los distintos idiomas;
- Facilite auriculares de interpretación a todos los oradores que se encuentren en la tribuna;
- Explique a los oradores a distancia cómo pueden seguir la interpretación.
Transmita los discursos, presentaciones y demás documentos pertinentes a los intérpretes
- Envíe a los intérpretes un orden del día actualizado para cada sesión e infórmeles de cualquier cambio que podría modificar su repartición del trabajo;
- Transmítales el vínculo o el guion, cuando exista, de cualquier vídeo o clip pre-grabado;
- Facilíteles el acceso al “Speakers’ Preview” o a cualquier carpeta donde se almacenen las presentaciones.
Garantice una comunicación fluida, durante el evento, entre todas las partes
- Entre el equipo de producción de la señal y la empresa encargada de la interpretación
- El técnico encargado de cada sala y el jefe de equipo de los intérpretes
- El moderador de una sesión (real o virtual) y el jefe de equipo de los intérpretes
Tenga en cuenta los aspectos técnicos
- Lo virtual produce fatiga, los participantes se cansan rápidamente. Las sesiones no deben superar las 2h como máximo y es importante prever pausas. El número de intérpretes será mayor si hay que cubrir varias sesiones en un mismo día.
- Si organiza un hub con varias cabinas, sitúelas en un lugar tranquilo. Los micrófonos captan los ruidos ambientales y esto dificulta la comprensión.
- En las sesiones virtuales, si hay una proyección, no olvide colocar la imagen del orador al lado de la de su PowerPoint.
Para asegurar una buena calidad de sonido, pida a sus oradores que
- Se conecten con un cable Ethernet, más estable que la red wifi;
- Utilicen un micrófono que no sea el del ordenador, que acostumbra ser de poca calidad (optar por un auricular con micrófono incorporado o bien por un micrófono externo con pie);
- Conecten su webcam durante su intervención (lo visual ayuda a la comprensión).
Recomendaciones del OEB © sobre el tipo de micrófonos a utilizar para la interpretación a distancia
Las conferencias multilingües híbridas son complicadas. Una cosa es organizar un simposio en formato presencial o una reunión meramente virtual, por ejemplo, en ZOOM. El formato híbrido requiere más tiempo de preparación, mayores competencias técnicas, más flexibilidad, más ajustes. No infravalore las dificultades. En Calliope sabremos aconsejarle. No dude en ponerse en contacto con nosotros.
