En el Congreso de la Unión Internacional de Arquitectos en Barcelona, tres famosos oradores debían pronunciar sus respectivas ponencias en paralelo en tres teatros diferentes, cada uno con un aforo de 600 localidades. Sin embargo, los organizadores fueron víctimas de su éxito y ¡se terminaron inscribiendo alrededor de 12 000 participantes! A las 6.00 de la mañana del primer día del evento ya había largas filas de personas en las Ramblas esperando a que se abrieran las puertas. Los organizadores tuvieron que revolver cielo y tierra para encontrar otro lugar con la capacidad suficiente para acomodar la inesperada cantidad de inscritos. En cuestión de horas, lograron reservar el Palau Sant Jordi, con capacidad para 14 000 personas, y trasladaron el evento a esa otra sede.
Para evitar este tipo de problemas, comience por evaluar sus necesidades de espacio. ¿Cuántos participantes asistirán a la conferencia? ¿Cuántas salas necesitará funcionando al mismo tiempo? Y ¿Con qué capacidad cada una?
Cabinas normalizadas para interpretación de conferencias
Una vez que determine cuáles son las dimensiones de la sede que necesita, evalúe si el lugar tiene cabinas normalizadas para interpretación de conferencias. Si bien ha habido avances respecto del cumplimiento de las normas adoptadas por la Organización Internacional para la Normalización (ISO), la mayoría de las cabinas de interpretación móviles o fijas no se ajustan aún a las normas.
¿Las cabinas de interpretación son insonorizadas? ¿Cuentan con ventilación? ¿Ofrecen una
buena visibilidad de los oradores y de sus presentaciones? Es importante que los intérpretes puedan ver a los oradores mientras están exponiendo para poder captar el lenguaje corporal y las sutilezas del discurso. La tarea del intérprete es más complicada cuando no tiene visibilidad directa. Si ese fuera el caso, se necesitará instalar un circuito cerrado de televisión (CCTV) para que los intérpretes puedan ver a los oradores.
El siguiente paso es determinar los idiomas y combinaciones idiomáticas que deberán interpretarse durante el evento. Esta información le permitirá encargar el número correcto de cabinas de interpretación y canales. Ha sucedido que los intérpretes lleguen a la sede del evento donde se suponía que se interpretaría a cuatro idiomas -por lo que era necesario contar con cuatro canales de salida- y hayan encontrado que solo había dos canales de salida. Distaría de ser ideal que esto le suceda el día de su evento porque debería tomar la difícil decisión sobre qué idiomas interpretar y cuáles descartar.
Equipamiento técnico fiable
¿Qué ocurre con los auriculares y el resto del equipamiento técnico? Si el intérprete ha de proporcionar el mejor servicio posible, elegir un proveedor de equipamiento técnico fiable es una cuestión no negociable. En última instancia, el desempeño del intérprete se verá perjudicado si el equipamiento y las instalaciones de la sede no se ajustan a ciertos parámetros. Calliope tiene acceso a una extensa red de proveedores de equipamiento de confianza alrededor del mundo y podemos ayudarlo a encontrar el que mejor satisfaga sus necesidades.
¿Aún tiene dudas sobre la sede para su evento o necesita ayuda para ubicar el equipamiento? Envíenos un email, un tuit o déjenos un mensaje en Facebook.
Este artículo es la pista 2 de nuestra serie de blog titulada 7 pistas para contratar el servicio de interpretación de conferencias más apropiado para su evento.
