Falta un día para que comience el gran evento que llevó meses de arduo trabajo y de exhaustiva planificación. Con la maleta lista y a punto de dirigirse al aeropuerto para tomar el vuelo que lo llevará a destino se entera de que uno de los oradores ha decidido presentar la ponencia en su lengua materna, que no se había contemplado como idioma oficial de la conferencia. ¿Qué hacer? Ante todo, que no cunda el pánico. Si ha contratado al equipo correcto de intérpretes simultáneos, lo más probable es que pueda cubrir el idioma adicional sin incurrir en costos adicionales (Pista 4 de nuestra serie sobre cómo elegir el tipo de interpretación y los idiomas).
Pogramar los vuelos de los intérpretes
¿Cómo se pueden tomar todos las precauciones posibles cuando se trata de asambleas generales con elecciones u otros tipos de reuniones que podrían prolongarse el último día de la conferencia? Asegúrese de que sus intérpretes simultáneos no tengan un vuelo programado para la noche del mismo día que finaliza el evento. Sería mucho mejor que regresaran al día siguiente; y, así, no se correría el riesgo de tener que cambiar la fecha de su vuelo, con el alto costo que eso significa.
Y ya que hablamos de las aerolíneas… No es imposible que se produzcan demoras, huelgas o cancelaciones sin previo aviso, lo que podría sumir a su evento en un verdadero caos. Si bien estos imprevistos son inevitables, Ud. sí puede programar los vuelos para garantizar la mínima disrupción posible. Por ejemplo, no es conveniente que todos los intérpretes de un mismo país viajen en el mismo vuelo.
Crear un plan de contigencia para los servicios de interpretación
¿Qué ocurre con las negociaciones de un tratado que se prolongan durante toda la noche? ¿Qué pasa si un intérprete sufre una intoxicación alimentaria y no puede trabajar al día siguiente? Es fundamental tener un margen de maniobra para reemplazar a los intérpretes ausentes o cubrir requerimientos de interpretación adicionales. Su plan de trabajo debe poder adaptarse a los cambios, especialmente en lugares alejados de los principales centros de interpretación.
Los servicios de interpretación más allá de la sala de conferencias
Si bien la sala de conferencias es el marco natural de la interpretación simultánea, con frecuencia se requiere la ayuda de los intérpretes para traducir en reuniones bilaterales, durante almuerzos o cenas, ¡además de en las recepciones oficiales que a menudo no se incluyen en el programa de la conferencia! Una vez más, debería idear un plan de contingencia con antelación y contratar al número correcto de intérpretes a fin de asegurarse el equipo adecuado para cubrirlo.
Sería imposible prever todos los imprevistos que podrían presentarse durante su evento. Sin embargo, contratar a un equipo de intérpretes experimentados con las destrezas apropiadas para sortear los obstáculos es un buen comienzo. Todo esto puede resultar muy complicado para quien no conoce del tema pero los miembros de Calliope-Interpreters estamos acostumbrados a lidiar con ello a diario. Contáctenos para discutir sus futuros eventos.
Ésta es la última pista de nuestra serie Siete pistas para contratar el servicio de interpretación más apropiado. Esperamos que le hayan resultado útiles. Le agradecemos que la comparta en Twitter, LinkedIn, o Facebook.
