Après des mois de dur labeur et de planification de votre événement, vous arrivez à la veille du jour J. Valises bouclées, vous voici prêt à attraper un vol international pour vous rendre à la destination de la conférence. Mais…l’une des oratrices vous annonce qu’elle souhaite parler sa langue maternelle. Que faire ? Pas de panique. Si vous avez recruté la bonne équipe d’interprètes simultanés, il est vraisemblable que vous pourrez couvrir cette langue non prévue sans frais supplémentaires. (Cf le 4e point de notre série sur les langues et types d’interprétation).
Bien programmer les vols des interprètes
Vous organisez les réunions d’une assemblée générale avec des élections, ou d’autres types de conférences qui pourraient se prolonger le dernier jour de l’événement ? Assurez-vous que les traducteurs simultanés n’ont pas de vol de retour le jour même. Mieux vaut garder l’équipe sur place et ne prévoir son retour à domicile que le lendemain, pour éviter des changements de réservation coûteux ou des vols ratés.
D’ailleurs, du côté des compagnies aériennes, il peut y avoir des retards, des grèves ou des annulations au dernier moment, qui seraient une catastrophe pour votre manifestation. Bien sûr, vous ne pouvez pas tout contrôler, mais programmez vos vols avec une bonne marge de manœuvre. Par exemple, évitez de mettre tous les interprètes provenant d’un même pays sur le même vol.
Préparer un plan de secours pour l’interprétariat
Il arrive, par exemple, que les négociations de traités durent toute la nuit, ou qu’un traducteur fasse une intoxication alimentaire et soit incapable de travailler. Il est donc indispensable d’avoir un plan de secours pour couvrir ces éventualités, absences ou surcharge de travail. N’hésitez pas à prévoir large, surtout si vous allez dans un endroit relativement isolé.
Inclure des services d’interprétation en dehors des salles de conférence
En salle de conférence, c’est la traduction simultanée qui prime, mais on demande souvent bien plus aux interprètes en marge de la réunion. Par exemple, de traduire des rencontres bilatérales, des déjeuners ou des dîners, sans parler de la réception officielle oubliée du programme par accident. Pour ces cas-là aussi, vous devriez envisager un plan de secours et prévoir le bon nombre d’interprètes dans l’équipe afin de couvrir tous les besoins.
Il est évidemment impossible d’anticiper toutes les complications possibles lors d’une manifestation. Mieux vaut s’appuyer sur une équipe d’interprètes aguerris qui sont capables de gérer ces obstacles. Cela vous paraît difficile ? Nous pouvons vous aider. Contactez-nous pour discuter de votre prochain événement.
Ceci conclut la série de nos sept conseils pour obtenir la meilleure solution en interprétation de conférence. Nous espérons qu’elle vous aura été utile. N’hésitez pas à partager ce post sur Twitter, LinkedIn ou Facebook. Merci d’avance.
