Au congrès de l’Union internationale des architectes à Barcelone, trois intervenants prestigieux devaient intervenir en parallèle dans trois amphithéâtres différents de 600 places chacun. Or, plus de 12 000 fans s’étaient inscrits ! Et à 6h du matin, le premier jour du congrès, bon nombre
d’entre eux faisaient déjà la queue sur les Ramblas en attendant l’ouverture des portes. Les organisateurs ont dû retourner ciel et terre pour trouver une autre salle suffisamment spacieuse pour ce public si large et si inattendu. Par miracle, ils ont pu réserver le palais Sant Jordi, de 14 000 places, et y transférer tout le monde.
Pour éviter ce genre de tracas, réfléchissez soigneusement à vos besoins en termes d’espace. Combien de délégués à votre conférence ? Combien de salles à quel moment, et avec quelles capacités ?
Des cabines d’interprétation de conférence aux normes
Lorsque vous aurez déterminé l’espace qu’il vous faut, vérifiez si le lieu retenu dispose de cabines aux normes pour l’interprétation de conférence. Sachez que, même si l’on progresse dans le respect des recommandations de l’ISO (Organisation internationale de normalisation) en la matière, la plupart des cabines d’interprétation fixes ou mobiles ne sont toujours pas normalisées.
Les cabines sont-elles insonorisées ? Et ventilées ? Offrent-elles une bonne visibilité sur les intervenants et les présentations powerpoint ? Les interprètes doivent voir les orateurs pendant leurs discours pour saisir le langage non verbal et les nuances. Ce travail devient très ardu en l’absence de visibilité directe. Dans ce cas, l’équipe d’interprètes a besoin de moniteurs avec caméra CCTV pour voir les orateurs.
Ensuite, vous devrez décider combien de langues et quelles combinaisons linguistiques doivent être proposées. C’est ce qui déterminera le nombre correct de cabines d’interprétation et de canaux. Il arrive que des interprètes viennent pour travailler en 4 langues, pour lesquelles il faut 4 canaux sortants, et n’en trouvent que 2. Ce genre d’omission vous oblige, le jour de la manifestation, à sacrifier certaines langues.
Du matériel fiable
Qu’en est-il des écouteurs et du matériel d’interprétariat ? Le matériel doit être irréprochable et il vous faut un prestataire technique totalement fiable. Car l’interprète essaie d’offrir la meilleure traduction simultanée possible, et peut en être empêché par du matériel ou des équipements de qualité médiocre. Nous connaissons beaucoup de fournisseurs de matériel partout dans le monde et vous aiderons à en trouver un.
Si vous n’êtes pas tout à fait sûr du lieu de votre manifestation, ou si vous avez besoin d’aide pour le matériel, vous pouvez nous envoyer un email, un tweet ou un message sur Facebook.
Cet article est l’étape n°2 d’une série de blogs intitulés L’interprétation simultanée de votre
événement en 7 points.
