Plateforme
D’abord, choisissez votre plateforme de visioconférence. Vous pouvez opter pour une plateforme classique comme Zoom, que beaucoup connaissent bien et qui offre la fonction interprétation. Ou vous pouvez choisir une plateforme dédiée spécialisée en interprétation simultanée. Votre interprète-conseil de Calliope vous guidera dans le choix de la meilleure solution pour vous.
Programme
Quelle que soit la technologie retenue, on ne peut échapper à la fameuse « Zoom fatigue », cette lassitude des plateformes qui oblige à repenser l’organisation des réunions. On peut faire une journée entière en présentiel, pas en virtuel ou en hybride. Des études montrent que l’attention des participants à des réunions virtuelles baisse sérieusement au bout de deux heures. Essayez de vous limiter à cela. Entre séances, prévoyez 20 à 30 minutes de pause. Elles seront appréciées par les participants, et par les interprètes.
Localisation de l’équipe d’interprètes
Pour les réunions hybrides, il est préférable que les interprètes soient sur site avec les participants et les techniciens. Pour les réunions intégralement virtuelles, les interprètes peuvent se trouver soit dans un studio d’interprétation avec un technicien (en hub), soit dans des studios à domicile. Dans un hub, il y a moins de risques techniques et les interprètes peuvent travailler en équipe. Mais pour des réunions plus courtes, ou bien dans les cas où il est difficile de réunir toutes les langues de la conférence en un seul endroit, les interprètes peuvent être amenés à travailler de chez eux. Il y a d’autres facteurs à prendre en compte. Parlez-en à votre interprète-conseil.
Temps de préparation
Les événements virtuels – et surtout hybrides – sont beaucoup plus complexes à organiser que les événements en présentiel, surtout les grands événements avec plusieurs séances en parallèle. IAPCO (en anglais) recommande un minimum de deux mois avant la date de la manifestation.
Préparation des intervenants
Que vous soyez en hybride ou en virtuel total, il faut impérativement que les orateurs qui participent à distance soient correctement équipés pour fournir un son de très bonne qualité. Les intervenants doivent utiliser un câble Ethernet plutôt que le wifi, un micro-casque ou un micro extérieur plutôt que le micro intégré de leur ordinateur. Ils doivent allumer leur webcam lorsqu’ils s’expriment. Votre interprète-conseil de Calliope peut vous fournir les « Conseils aux orateurs » et vous indiquer comment optimiser la qualité du son de vos orateurs.
Formation des interprètes et tests techniques
Les interprètes ne connaissent peut-être pas la plateforme que vous avez choisie. Si nécessaire, votre interprète-conseil organisera des séances de formation avec eux.
Enregistrement
Si vous souhaitez enregistrer votre événement pour le mettre sur YouTube ou sur votre propre site Internet, il peut y avoir des droits de rediffusion. Discutez-en avec votre interprète-conseil.
Documentation
Comme pour les événements normaux en présentiel, il est important de communiquer le programme et des instructions précises à vos orateurs, vos participants et vos interprètes, et ce, dès que possible. Pour permettre à vos interprètes de préparer votre sujet et votre terminologie, transmettez-leur toute la documentation voulue : ordres du jour, présentations powerpoint, notes de cadrage, discours. Si vous prévoyez des films vidéo pré-enregistrés, il faut les transmettre à l’avance aux interprètes, de préférence avec le script.
Les interprètes-conseils de Calliope peuvent vous aider sur l’organisation, la plateforme et le programme de votre réunion. Contactez-nous pour assurer le succès de votre événement virtuel ou hybride.
