Dopo mesi di duro lavoro e pianificazione minuziosa, finalmente manca solo un giorno al grande evento. Le valigie sono pronte, hai in mano il biglietto per il volo che ti porterà nella città sede dei lavori e proprio in quel momento uno dei relatori ti chiama per dire che vorrebbe poter parlare nella propria lingua madre. Come reagisci? Niente panico. Se hai reclutato il giusto team di interpreti per la tua simultanea è probabile che si riesca a coprire la lingua aggiuntiva senza ulteriori spese. (Vedi il quarto articolo di questa serie sulle varie tipologie di interpretazione e i possibili assetti linguistici).
Organizzare i voli per gli interpreti
Come evitare problemi in occasione di incontri che potrebbero finire più tardi del previsto proprio l’ultimo giorno, come assemblee generali con annesse votazioni? Assicurandosi che gli interpreti non debbano ripartire la sera stessa. È consigliabile far pernottare gli interpreti in loco anche l’ultima sera, piuttosto che rischiare di far perdere i voli e dover quindi prenotare nuovi biglietti all’ultimo momento, quando i costi aumentano in modo esponenziale.
E sempre a proposito di linee aeree… il rischio di ritardi, scioperi o annullamento dei voli è sempre in agguato, con conseguenze potenzialmente catastrofiche. Sebbene si tratti di situazioni che sfuggono al controllo di chiunque, puoi organizzare il piano voli in modo tale da contenere al minimo i possibili disguidi. Per esempio, evita di far arrivare tutti gli interpreti sullo stesso volo.
Prepara un piano di emergenza per i servizi di interpretazione
Come gestire i negoziati su un trattato che all’improvviso si protraggono per tutta la notte? Che cosa fare se un interprete è vittima di un’intossicazione alimentare e non si può presentare al lavoro? È fondamentale avere un piano di emergenza in modo da coprire eventuali assenze o prolungamenti di orario. Prevedi un margine di manovra nella tua programmazione, in particolare in località remote o difficilmente raggiungibili.
I servizi di interpretazione: oltre le sale convegni
Sebbene l’interpretazione avvenga principalmente in sale per conferenze, gli interpreti sono spesso chiamati a operare anche in altri contesti, come per esempio incontri bilaterali, pranzi, cene e ricevimenti ufficiali, spesso nemmeno indicati nel programma. Anche in questo caso è raccomandabile preparare in anticipo un piano d’emergenza, reclutando il numero giusto di interpreti che consenta di coprire queste eventualità.
Ovviamente è impossibile prevedere ogni dettaglio di ogni evento ma una buona programmazione e un team di interpreti esperti con le giuste competenze rappresentano un buon punto d’inizio per affrontare con successo qualsiasi imprevisto. È vero, può essere complicato, ma noi siamo qui per questo! Non esitare a contattarci per valutare le opzioni in vista del tuo prossimo evento.
Questo articolo conclude la nostra serie L’interpretazione di conferenza del tuo evento in sette mosse. Ci auguriamo che sia stata utile. Condividila su Twitter, LinkedIn o Facebook. Grazie in anticipo.
