Ogni evento ha la propria storia e le proprie caratteristiche ma tutti condividono una serie di rischi intrinseci che devono essere gestiti. Gli organizzatori di eventi ne sono consapevoli e pianificano di conseguenza ma spesso il servizio di interpretazione viene tralasciato o erroneamente percepito come a basso rischio. Nulla di più sbagliato. Se non gestito adeguatamente, potrebbe mettere a repentaglio il successo dell’intero evento.
Ipotizziamo che tu abbia invitato un esperto di fama internazionale come oratore alla conferenza. Hai impiegato mesi per assicurarti la sua partecipazione. Poi per reperire gli interpreti ti rivolgi a un’agenzia trovata su internet una settimana o due prima dell’evento. I migliori professionisti sono già impegnati e ti ritrovi con un team meno competente, che non conosce il tuo argomento e che non ha il tempo di prepararsi. Aggiungiamo anche che è in gioco la tua reputazione. L’investimento a monte è esposto a un rischio enorme qualora la traduzione non renda fedelmente il messaggio dell’oratore.
Sei davvero disposto a correre un tale rischio d’immagine affidandoti a un’agenzia generalista?
La gestione del rischio in tre semplici passi
Di norma, la gestione del rischio prevede le seguenti fasi:
- Identificazione del rischio;
- Definizione del rischio;
- Formulazione di una strategia per la riduzione o l’eliminazione del rischio, qualora possibile.
Applicando ora questo schema all’interpretazione di conferenza come fattore di rischio:
1. Riconoscere l’interpretazione come rischio
L’obiettivo degli incontri internazionali è comunicare, condividere, scambiare idee. L’organizzazione di questi eventi richiede tempo e denaro, ma tutti questi sforzi possono essere vanificati da interpreti non all’altezza.
2. Individuare i rischi associati all’interpretazione
- Rischio di comunicazione e immagine. Servono interpreti esperti, professionisti, con la conoscenza della terminologia settoriale specifica e che –in aggiunta– siano anche in grado di gestire diversi accenti e velocità di eloquio. Ossia, servono interpreti professionisti in grado di convogliare per intero il messaggio del relatore, altrimenti si potrebbe verificare un cortocircuito nella comunicazione che, a sua volta, può arrecare un gravissimo danno di immagine. Il fornitore del servizio di interpretazione deve avere la competenza e l’esperienza necessarie per spiegarti come evitare il rischio.
- Rischio economico. Stilare un preventivo per i servizi di interpretazione di un evento internazionale non è cosa facile. La mancata conoscenza del mercato locale può indurre a reclutare interpreti da lontano, con conseguenti spese di viaggio che invece sarebbe stato possibile evitare. La poca dimestichezza nel comporre team ben congegnati può portare al reclutamento di un numero di interpreti superiore al necessario. Il tuo fornitore deve saperti aiutare a ottimizzare l’investimento.
- Rischio tecnico. Gli interpreti necessitano di buone condizioni di lavoro e di impianti di traduzione simultanea perfettamente funzionanti, altrimenti il loro lavoro potrebbe risentirne. Servono cabine insonorizzate a norma e un audio impeccabile. Il fornitore dei servizi di interpretazione deve saperti aiutare a scegliere l’impiantista che fa al caso tuo.
- Rischio logistico durante l’evento. Coordinare un team plurilingue richiede competenze specifiche, in particolare quando si tengono più eventi in parallelo. Gli imprevisti sono sempre in agguato. Gli interpreti si possono ammalare. I voli possono subire ritardi o annullamenti. Gli orari possono non essere rispettati, causando sovrapposizioni. Possono essere aggiunte altre lingue di lavoro. I documenti possono arrivare all’ultimo momento. L’interprete coordinatore deve essere in grado di gestire tutte queste eventualità evitando interruzioni di servizio.
3. Preparare e attuare una strategia di gestione del rischio
La strategia di gestione del rischio di solito comporta l’evitamento, il trasferimento e/o la riduzione del rischio. Un evento plurilingue non può aver luogo senza interpretazione, per cui l’evitamento del rischio non è un’alternativa percorribile. Il rischio può essere trasferito a terzi, per esempio un’agenzia di traduzione, il titolare della sede dell’evento oppure il fornitore degli impianti. Tuttavia, il rischio permane poiché non occupandosi di interpretazione di conferenza come attività principale potrebbero non disporre della necessaria conoscenza della realtà locale. In alternativa, puoi scegliere di contenere il rischio rivolgendoti direttamente a un professionista e collaborando con un fornitore che conosca di prima mano tutti gli aspetti dell’interpretazione, compresi quelli meno ovvi, e che ti possa aiutare a preparare anche un piano di emergenza efficace.
Calliope-Interpreters, la rete mondiale di interpreti professionisti attivi, tutti associati ad AIIC (l’Associazione Internazionale Interpreti di Conferenza con sede a Ginevra), offre appunto questo servizio. Abbiamo la competenza e l’esperienza per aiutarti a evitare questi rischi. Lavora con noi per avere la certezza che il servizio di interpretazione contribuisca davvero al successo del tuo evento.
