Após meses de trabalho e planejamento árduos, falta apenas um dia para o início da grande conferência. Está prestes a embarcar no voo internacional para ir ao local do evento quando um dos oradores avisa que gostaria de fazer sua apresentação na sua língua materna. O que fazer? Antes de mais, não entre em pânico! Se recrutou a equipe certa de intérpretes simultâneos, haverá possibilidade de poder cobrir o idioma adicional, sem custo extra. (Veja o passo quatro desta série de posts sobre os tipos de interpretação e linguagens).
Como agendar os voos dos intérpretes
Como preparar assembleias gerais com eleições e outros tipos de reuniões que podem acabar tarde no último dia da conferência? Certifique-se que o voo dos intérpretes não é no último dia. É melhor planejar a volta da equipe no dia seguinte ao fim da reunião do que perder voos e ter que pagar novas reservas.
E por falar em companhias aéreas… atrasos, greves e cancelamentos acontecem a todo momento e podem provocar estragos no seu evento. Embora tais situações estejam fora do seu controle, é possível agendar os voos de forma a garantir o mínimo de perturbação. Por exemplo, deve-se evitar reservar todos os intérpretes do mesmo país no mesmo voo.
Criar um plano de contingência para serviços de interpretação
E sobre as negociações de tratados internacionais que podem entrar pela noite adentro? E se um intérprete ficar doente com intoxicação alimentar e não puder comparecer ao trabalho? É essencial ter um plano de emergência para substituir eventuais ausências ou trabalhos que vão muito além do previsto. É bom ter uma certa margem de manobra, sobretudo quando a conferência for em locais muito distantes.
Serviços de interpretação que vão além das salas de conferências
Embora a interpretação simultânea normalmente aconteça em salas de reunião, muitas vezes espera-se mais dos intérpretes de conferência. Por exemplo, os intérpretes podem ser chamados a interpretar durante reuniões bilaterais, almoços ou jantares, isso sem falar na recepção oficial que acidentalmente fora omitida do programa! Neste caso, também é necessário ter um plano de emergência e recrutar o número correto de intérpretes para ter certeza de que a equipe poderá cobrir as eventualidades.
É, sem dúvida, impossível antever todos os imprevistos que podem ocorrer durante o evento. Mas organizar uma equipe de intérpretes experientes com as competências adequadas para lidar com esses obstáculos é a melhor forma de estar preparado. Essas ocasiões podem ser complicadas, mas podemos ajudar a facilitar a situação. Entre em contato conosco para conversar sobre o seu próximo evento.
E com isto, concluímos as sete etapas para obter a melhor solução em interpretação de conferência para o seu evento. Esperamos ter sido úteis. Por favor, fique à vontade para compartilhá-lo agora no seu Twitter, LinkedIn, ou no Facebook. Muito obrigado!
