Use intérpretes de conferência locais
Para controlar os custos com viagens e hospedagem, trabalhe com intérpretes de conferência locais. É mais fácil falar do que fazer, sobretudo se for necessário contratar intérpretes em países estrangeiros, sem falar a língua e sem ter contatos locais.
Temos mais de 20 anos de experiência, conhecimento do setor e uma próspera rede de contatos. Graças a esta extensa rede, temos capacidade para recrutar intérpretes locais. Isto significa que os organizadores de eventos podem evitar os custos de hospedagem e de passagens aéreas para os intérpretes.
Caso os intérpretes locais não sejam adequados ou não estejam disponíveis para os idiomas de que precisa, tente os mercados vizinhos. Procuramos sempre próximo ao local do evento antes de estender a nossa busca a outros locais. Isso permite manter os custos de transporte sob controle.
Comece hoje a contratar os intérpretes
No primeiro passo desta série, escolhendo as datas da conferência e a localização, mencionamos a importância de iniciar o mais cedo possível o processo de contratação. Alguns intérpretes são reservados para os grandes eventos com meses de antecedência. Não espere até o último minuto, pois talvez não haja intérpretes disponíveis para a sua conferência.
Às vezes, tem-se a sorte de encontrar intérpretes para um evento na semana seguinte. No entanto, talvez seja necessário arcar com altos custos de viagens e hospedagem, sem falar do preço do equipamento. Por isso, vale a pena planejar com antecedência para ter disponibilidade e obter os melhores preços.
Maximizar o planejamento
Um consultor experiente pode ajudá-lo a tirar o máximo proveito dos intérpretes durante o evento e otimizar o planejamento de forma a utilizar da maneira mais eficiente o trabalho dos intérpretes. Por exemplo, há uma sessão plenária duas horas por dia e depois seis sessões com grupos de trabalho em seis salas diferentes. Se não houver sobreposição entre as sessões plenárias e as sessões de trabalho, o consultor pode organizar uma rotação entre as seis equipes para cobrir a plenária, poupando o custo de uma equipe inteira. Sem a orientação de um consultor experiente, no entanto, pode-se acabar orçando 7 equipes. Não se esqueça de fornecer antecipadamente um programa detalhado ao seu consultor.
Calliope-Interpreters são consultores experientes que podem ajudá-lo a tirar partido do seu orçamento. Para mais informações contacte-nos.
Este artigo constitui a fase 5 da nossa série intitulada 7 etapas para chegar à melhor solução de interpretação para o seu evento.
